最近為一間知名外商企業進行, 「組織內溝通問題」「會議效率」的問題分析與解決培訓與輔導, 目前為期3個多月的培訓輔導已告一段落, 在一次的輔導中, 請所有參與該輔導專案的各組學員們 (他們都是企業精選出來的儲備菁英Talent及相關主管) , 請他們寫下在這段輔導活動中的個人發現:
在專案會議中，有什麼個人發現?
- 發現自己的盲點，互相溝通可以增進成長
- 彼此建立良好溝通流程
- 大家很忙，但有心完成就可以找到方法
- 怎麼聚焦問題及達成對真因及對策的共識
- 不夠客觀，缺乏同理心，目標不一致
- 問題的源頭，在最基礎的層面
- 制定流程圖標準很重要，可以減少各部門的資訊落差，上下對齊可以方便溝通
- 時間安排很重要
- 聽一樣的話，收到不同訊息，面對面比較好
- 程序及時間控管，參與人員有會議記錄
- 沒有認同，沒有共同語言
在專案溝通中，有什麼個人的發現?
- 學後應用於生活，工作上更印象深刻
- 大家看事情角度不同，如何聚焦
- 會有挫折，互相安慰不推工作
- 如何完整表達真正的想法
- 如何聽懂別人內心真正的想法
- 面對面溝通比文字和電話好
- 說明原因很重要，讓對方更能理解
- 化繁為簡才能減少遺漏
- 溝通需要確認語言，目標一致，才有效減少問題
溝通與會議管理, 確實是門需要好好修練的軟實力
而且會跟每間企業文化很有關係
同樣是跨部門溝通的課題, 兩間企業最核心需要掌握好的要項與能力技巧, 卻滿不同的, 這也是溝通變化多端的部份
很有趣, 也很有挑戰性
但都是有機會越來越能夠掌握的
剛在這兩篇文章中, 看到很棒的原則, 摘錄如下, 供有心提升自己跨部門溝通能力的人參考:
- 選擇適當的溝通方式 (Line/Mail/電話/面對面)
- 運用對方的思考邏輯(換位-站在對方的立場、運用對方的語言，強化這項專案與其部門之間的關聯性)
- 不要被動等待訊息(跨部門溝通的一個重要原則就是：永遠不要嫌麻煩。不要以為開完會就沒事了，事後應該隨時保持聯繫，主動了解其他部門的工作進度，掌握最新的情況。不要被動等對方告訴你問題發生了，而是要主動而持續的溝通，預防問題的發生。)
- 尊重他人的主導權(「除非是自己的直屬主管，通常人們不願意被人指示該做哪些事情。」)
- 相互排擠的工作要求，協調對象要弄對(不是對該位員工！而是應該與其他部門的主管相互協調，彼此達成共識，確定應該如何適當的分配人力與資源，才能真正解決問題。「工作協調的問題是主管的責任，而非員工，」威廉‧凱斯說）
- 爭取高層的支持(許多主管忽略了向上溝通的重要性,讓你的老闆隨時了解你在做什麼，你真正的想法是什麼。當你與其他部門發生衝突時，老闆就不會依據表象或是其他人單方面的訊息，而做出不公平的決定。)
- 平常就建立廣泛關係(管理大師約翰‧科特（John P. Kotter）曾花費5年的時間，針對9家大型企業、15位成功的領導人進行研究，他發現這些人平均每天有75％的時間與他人接觸。而且，多數時候，都僅是隨意的聊天，並沒有特定的目的或是話題。)
- 多提選項，保持彈性–當進行跨部門協商時，不要執著在單一做法上，而是開發多元選項，例如一次提出3-5個方案，讓其它人有更大的選擇空間。
- 溝通前先做好準備:先想好幾個基本問題: 你希望對方幫你做什麼事？你認為他會要求你做什麼？如果對方不同意你的想法，有沒有其它選擇方案？如果雙方沒共識，你會有什麼後果？對方又會有什麼後果？
- 創造共同目標，一起合作– 達成一致的目標，需要弄清楚四個問題：雙方的共同目標是什麼？有什麼阻礙雙方合作？創造共同目標的資源是什麼？合作的價值是什麼?
祝福大家
都能成為衷心想要的
跨部門溝通協作高手
完成非一人能及的美好成就
安璐
107/10/2
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