未分類 作者: AnLu Cat

個人職場上問題的分析與解決-彭建文老師工具應用

擔任彭建文老師【問題分析解決】
課程中課程助教時
有位學員有個職場個人的問題前來詢問
他的問題是職場上的同事應對問題




如果運用彭老師在課堂中教授的一小小部份方法與工具
也可以對問題有一些不同的看見




首先是思考問題的思維



發現問題，先分類


問題的三種類型

  1. 異常型問題：過去少發生，現在發生
  2. 改善型問題：好要更好
  3. 目標達成型問題：以目標為導向，重視對策的思考

所以我問這位提問的學員
這個問題經常發生嗎?
他答：自從他到職這幾個月，經常發生，讓他很困擾
所以他這問題偏屬2改善型問題與3目標達成型問題
問題分類的主要目的在於適切方法工具的選擇



接下來我請他做問題的描述
建文老師在課程中分享的5W2H小工具，很適合在此做問題的描述
5W2H

  • What ?發生什麼問題?(1)
  • When?問題何時發生?(2)
  • Who?此問題是誰發現?(3) 影響哪些部門/人?(4)
  • Where?問題在哪裡被發現的? (5)
  • How? 問題如何被發現的?(6)
  • How Impact? 問題的影響層面有多廣?(7)

如果是異常型問題
再多兩個問項，就變成常聽到的6W3H工具

  • When ? 在過去的歷史紀錄，問題第一次發生是何時? (8)
  • How Often? 問題發生的頻率?(9)

學員走完9個問題，有的沒答案跳過，全部走完後，對問題的樣貎更有一些整體觀
如下:



  • What ?發生什麼問題?(1)  負責整合四個專案組織的A同事總是個別私下傳達事項，不肯公開傳達或用書面方式 (這邊可以更量化，暫從略)
  • When?問題何時發生?(2)  整合性議題事項傳達時
  • Who?此問題是誰發現?(3) 影響哪些部門/人?(4)  學員本人/四個專案組織
  • Where?問題在哪裡被發現的? (5) 略
  • How? 問題如何被發現的?(6) 學員本人與另位專案組織負責人核對說法時發現
  • How Impact? 問題的影響層面有多廣?(7) 整合專案無法順暢進行
  • When ? 在過去的歷史紀錄，問題第一次發生是何時? (8) 學員到職接手專案不久後
  • How Often? 問題發生的頻率?(9) 頻繁發生，多次溝通未果(可量化)



根據彭建文老師教授的8D方法
D2大步驟中的「描述問題及掌握現況」有五個小步驟

STEP1 描述問題                       5W2H/6W3H
STEP2 掌握現況                       流程圖
STEP3 過去的問題資料分析
STEP4 掌握差異及分析資料   層別法
STEP5 設定改善目標               設正向指標與反向指標



在這次的簡短提問與討論時間內
在他做完5W2H分析後
我直接詢問他，所以他的改善目標是什麼?
他說是「讓整合性議題訊息公開化」

這位學員如果想要把問題分析的更清楚的話
可以多收集一些資料
再做一些分析
例如，何時/何事/A同事的傳達模式…
也可以收集一下會對A同事造成影響的因素與人?


之後因為時間有限的關係，我讓他直接跳到8D方法中
的D5步驟 「列出、選定及驗證永久對策」
未來他若想找出真因，可以再自己去進行D4



根據彭建文老師教授的8D方法
D5大步驟中的「描述問題及掌握現況」有4個小步驟

STEP1 發展可能對策                系統圖/創意5招  

STEP2 評估及選定最適對策    矩陣圖                        

STEP3 測試及驗證最適對策    PDCA 

STEP4 檢討最適對策之副作用   


彭老師也在課程中先簡單提供幾個改善/創新工具技巧
  • 創意五招- 反向/重排/取代/結合/消除
  • 創意的工具:心智圖、聯想法、概念樹、TRIZ
  • 標竿學習法：同業標竿、異業標竿…
  • 與時俱進的方法：機器人、物聯網、AI、VR、QR、App
  • 社群的力量：在社群上詢問多元意見想法




這次在陪伴這位學員解題時，只先簡單運用的「系統圖」與一點點「矩陣圖」(常用可行性/成本性/效益性做評估)的概念
協助這位學員列舉出可能對策，包括他過去個人曾運用過或思考過的對策

然後，我問他，他的第一個對策：直接去跟A同事說，對A同事的影響力大嗎? 他秒回：影響力是零
再問他，他的第二個對策：請他主管去跟A同事說，效益性如何? 他沈思了一下，可能只有一半的成效，而且還不確定
接下來，我們一起發展第三到第六個對策…
同時提醒他，剛剛彭老師課程中曾提過的概念，一個改善主題至少要發散出15-20個對策，則比較符合方法論的精神


學員突然間眼中出現希望感
覺得很有方向
開始覺得對這個問題很有重新的看見


雖然這樣的討論，只有短短的十分餘
看到本來沈重的他
開始能夠運用上新學習到的問題分析與解決方法論中
的部份精神與工具來解他自己個人職場上問題
他的面部表情開始有些開展
自然也被他感染到他的那份欣喜了



回頭想想
其實這樣的工具應用
也滿貼近平常教練會談中應用的GROW模式，有異曲同工之妙

教練理論中之GROW四大模式：



1.Goal 目標： 你是誰? 你要什麼?



2.Reality 現況：你現在的處境為何?



3.Option選擇：接下來你要做什麼？



4.Way Forward前進方式：你有哪些幫手? 哪些可能障礙？你有哪些克服方法?


此GROW四程序來自教練專業書籍中 《10 倍速成功》~Alan Fine & Rebecca R.Merrill。，



覺得很棒，跟大家分享


祝福大家
總能順心圓滿地
問題分析解決&達成自己衷心所想


安璐
107/2/4